Bringen Sie ihr Ihr Unternehmen bei

Drei Quellen

• Ihre Website. Wird automatisch gelesen, wenn Sie die Telefonassistentin erstellen. Sie können sie jederzeit neu einlesen oder weitere Seiten hinzufügen.
• Dokumente, die Sie hochladen. Preislisten, Broschüren, Richtlinien, eine Speisekarte. PDF, Word oder reiner Text.
• Fragen und Antworten, die Sie eintippen. Der schnellste Weg, eine falsche Antwort zu korrigieren oder einen Fakt hinzuzufügen.

All das finden Sie unter Wissen im Dashboard und auch in jeder Telefonassistentin unter der Fähigkeit Wissensbasis.

Ideen: Was Sie hochladen können

Alles, was Sie einem neuen Mitarbeiter am ersten Tag in die Hand geben würden. Ein paar Beispiele:

• Ein Autohaus: die Fahrzeugliste. Anrufer fragen, was da ist, und sie nennt Preis, Ausstattung und Kilometerstand und bucht eine Besichtigung.
• Ein Geschäft oder eine Marke: die Produktliste mit Preisen, Größen und Verfügbarkeit, und wie man auf der Website bestellt.
• Ein Installateur, Elektriker oder Bauunternehmen: die angebotenen Leistungen, Anfahrtskosten und das Einsatzgebiet.
• Eine Kanzlei oder ein Steuerberater: Ihre Leistungen, Honorare und wer wofür zuständig ist.
• Eine Ästhetikklinik oder ein Salon: die Behandlungsliste mit Preisen und Dauer.
• Ein Restaurant oder eine Veranstaltungsstätte: Speisekarte und Öffnungszeiten. Sie bietet an, Anrufern vorzulesen, was es gibt, und fragt, ob sie einen Tisch reservieren möchten.
• Ein Vertriebsteam: Produktblätter und Daten, damit sie erklärt, vergleicht und die Leute zur richtigen Bestellseite schickt.
• Jedes Unternehmen: Öffnungszeiten, Preise, Lieferung und Rückgabe, Anfahrt und die Fragen, die Sie jeden Tag bekommen.
• Ihre Schulungsunterlagen und Telefonleitfäden, damit sie so antwortet, wie Sie es tun würden.

Ein Dokument hinzufügen

1. Öffnen Sie Wissen, oder öffnen Sie Ihre Telefonassistentin und wählen Sie Wissensbasis.
2. Drücken Sie auf Hochladen und wählen Sie die Datei.
3. Warten Sie einen Moment. Die Telefonassistentin zieht die Fragen heraus, die sie jetzt beantworten kann, und listet sie auf.
4. Lesen Sie die Liste durch. Ändern Sie eine Antwort, indem Sie hineinklicken, oder löschen Sie eine falsche.

Ein Dokument funktioniert nur, wenn sich sein Text markieren lässt. Ein eingescanntes Foto einer Preisliste kann nicht gelesen werden. Wenn Sie die Wörter in der Datei markieren können, ist alles gut.

Eine Frage und Antwort hinzufügen

Schreiben Sie die Frage so, wie ein Anrufer sie stellen würde, und halten Sie die Antwort bei ein, zwei Sätzen. Eine Frage pro Eintrag. Zehn kurze Einträge sind besser als ein langer.

• Gut: Machen Sie Notdienst? Ja, rund um die Uhr. Nach 18 Uhr fällt eine Anfahrtspauschale von 80 € an.
• Weniger gut: Leistungen. Wir bieten ein breites Spektrum an Sanitär- und Heizungsleistungen in der Region.

Fragen, die sie nicht beantworten konnte

Fragt ein Anrufer etwas, das die Telefonassistentin nicht weiß, sagt sie das, bietet an, eine Nachricht aufzunehmen, und notiert die Frage. Diese Fragen erscheinen unter Wissen, damit Sie sie einmal beantworten und sie für immer beantwortet sind. Schauen Sie in den ersten Wochen regelmäßig in diese Liste.

Öffnungszeiten

Tragen Sie unter Einstellungen Ihre Zeiten für jeden Tag ein. Die Telefonassistentin sagt Anrufern, wann Sie geöffnet haben, und es zählt bei Terminen. Lassen Sie einen Tag leer, wenn Sie geschlossen haben.

Fakten oder Anweisungen: Was gehört wohin

Fakten gehören ins Wissen: Preise, Zeiten, Adressen, was Sie tun, wer wofür zuständig ist. Anweisungen, wie sie sich verhalten soll, gehören unter Was sie tut: ihre Aufgabe, die Playbooks für Ihre Branche und Ihre eigenen Regeln, etwa was sie zu Preisen sagt, wann sie durchstellt, wie förmlich sie ist. Wenn es sich ändern kann oder genau so gesagt werden muss, ist es ein Fakt.