Sagen Sie ihr, wie sie sich verhalten soll

Wo die Regeln stehen

Öffnen Sie Ihre Telefonassistentin unter Assistenten und wählen Sie Was sie tut, die zweite Fähigkeit. Alles, was ihr vor einem Anruf gesagt wird, steht auf dieser einen Seite: ihre Aufgabe, die Playbooks für Ihre Branche, jede Regel in klaren Worten und ein Feld für eigene Regeln. Nichts ist versteckt, und jede Regel lässt sich ändern.

Aufgabe wählen

Oben stehen vier Aufgaben: Empfang, Vertrieb, Serviceannahme und Nachrichtenannahme außerhalb der Zeiten. Wählen Sie eine. Jede führt ein Gespräch auf ihre Art: der Vertrieb findet heraus, was der Anrufer will und welches Budget er hat, verkauft den Nutzen und bucht einen Termin; die Nachrichtenannahme erklärt, dass Sie geschlossen haben, nimmt eine vollständige Nachricht auf und kennzeichnet Notfälle. Drücken Sie bei einer Aufgabe auf Bearbeiten, um zu lesen und zu ändern, was sie tut.

Sie möchten einen eigenen Verkäufer mit eigener Nummer? Haken Sie neben einem Playbook Eigener Assistent mit Nummer an, oder drücken Sie Hinzufügen auf dem Angebot, das unter Ihrer Telefonassistentin erscheint. Er wird mit einem Klick gebaut und kennt Ihr Unternehmen bereits.

Playbooks für Ihre Branche anhaken

Wählen Sie Ihre Art von Unternehmen, zum Beispiel Autohaus, Augenklinik oder Restaurant, und eine Liste fertiger Playbooks erscheint: Verkauf im Showroom, Service- und Prüfannahme, Teiletresen, Tischreservierungen und so weiter. Haken Sie an, was zutrifft. Jedes Playbook fügt eine Handvoll Regeln hinzu, und jede davon können Sie weiter unten auf der Seite lesen.

Jede Regel bearbeiten

1. Scrollen Sie zu Sehen Sie genau, was ihr gesagt wird. Dort steht jede Regel, der sie folgt, gruppiert nach Herkunft.
2. Drücken Sie bei einer Regel auf Bearbeiten, ändern Sie den Wortlaut und drücken Sie Regel speichern. Sie gilt ab dem nächsten Anruf.
3. Eine geänderte Regel trägt das Kennzeichen Angepasst. Drücken Sie Auf Empfehlung zurücksetzen, um zu unserem Wortlaut zurückzukehren.

Ihre eigenen Regeln

Unter der Liste ist ein Feld für eigene Regeln, eine pro Zeile, in klaren Worten. Fünf Gewohnheiten, mit denen eine Regel funktioniert:

1. Schreiben Sie Entscheidungen als Wenn-dann-Sätze: Wenn der Anrufer sagt, es ist ein Notfall, stelle ihn zur Notfallnummer durch. Wenn er nach Preisen fragt, sage, dass ein Angebot nach dem Gespräch per E-Mail kommt.
2. Sagen Sie, was zu tun ist, nicht, was zu lassen ist. Aus Erwähne keine Preise wird: Wenn nach Preisen gefragt wird, sage, dass wir nach Besichtigung ein Angebot machen.
3. Eine Regel, ein Satz. Ein Absatz wird überflogen, von Menschen wie von Telefonassistentinnen.
4. Fakten gehören ins Wissen, nicht hierher: Preise, Zeiten, Adressen, wer wofür zuständig ist. Regeln sind für das Verhalten.
5. Lesen Sie es laut vor. Wenn es am Telefon gesagt seltsam klingt, klingt die Telefonassistentin damit auch seltsam.

Ein Beispielsatz: Wenn jemand nach Dave fragt, nimm eine Nachricht auf; er nimmt auf der Baustelle keine Anrufe an. Wenn es nach 18 Uhr und kein Notfall ist, buche einen Rückruf für den Morgen. Versprich nie eine Uhrzeit, ohne in den Kalender zu schauen. Gib nie Handynummern von Mitarbeitern heraus.

Mit eigenen Worten verbessern

Unter Mit eigenen Worten verbessern tippen Sie, was anders sein soll, zum Beispiel: Nimm auch TÜV-Termine an und frage nach dem Kennzeichen. Drücken Sie Verbessern. Die Regeln werden umgeschrieben, Was sich geändert hat zeigt genau, was sich bewegt hat, und Sie drücken Übernehmen oder Verwerfen. Letzte Änderung rückgängig bringt Sie sofort zurück, wenn Sie es sich anders überlegen.

Erfinden verhindern

Die Telefonassistentin gibt nur weiter, was Sie ihr gegeben haben. Wenn Sie das ausdrücklich festhalten wollen, fügen Sie eine Regel hinzu: Für alles über das Unternehmen nur das verwenden, was dir gesagt wurde. Wenn du es nicht weißt, sage es und biete an, eine Nachricht aufzunehmen. Preise, Telefonnummern und Zeiten genau so wiederholen, wie sie geschrieben stehen.

Richtig aussprechen

Spricht sie Ihren Namen, eine Straße oder eine Marke falsch aus, öffnen Sie den Reiter Stimme und Technik und tragen Sie es unter Aussprache ein: geschrieben Leicester, gesprochen Lester.