Was sie kann: Fähigkeiten

So funktionieren Fähigkeiten

Öffnen Sie Ihre Telefonassistentin unter Assistenten. Die linke Spalte listet ihre Fähigkeiten: Grundlagen, Was sie tut, Wissensbasis, Anrufe durchstellen und Ihr Team informieren, dann unter Weitere Fähigkeiten: Kontakte nutzen, Anrufern SMS schicken, Termine buchen, Anzahlungen nehmen und Webhooks. Der zweite Reiter ist Stimme und Technik. Jede Fähigkeit ist ein Schalter mit ein paar Einstellungen, und ein Haken heißt: eingerichtet. Schalten Sie nur ein, was Sie brauchen; die Telefonassistentin tut nie etwas, das Sie nicht eingeschaltet haben, auch wenn eine Regel es erwähnt.

Grundlagen

Ihr Name, was sie beim Abnehmen sagt, ihre Stimme (drücken Sie auf Abspielen, um jede zu hören) und das Hintergrundgeräusch: Stille, ein ruhiges Büro oder ein geschäftiges.

Was sie tut

Ihre Aufgabe, die Playbooks für Ihre Branche und jede Regel, der sie folgt, jede einzeln änderbar, plus Mit eigenen Worten verbessern. Siehe den Artikel Sagen Sie ihr, wie sie sich verhalten soll.

Wissensbasis

Was sie über Ihr Unternehmen weiß. Siehe den Artikel Bringen Sie ihr Ihr Unternehmen bei.

Im selben Bereich gibt es den Schalter Im Internet suchen. Ist er an, darf die Telefonassistentin allgemeine öffentliche Fakten nachschlagen, die Ihre Informationen nicht abdecken, etwa eine Postleitzahl oder was ein Produkt ist. Alles über Ihr Unternehmen kommt weiterhin nur aus dem, was Sie ihr gegeben haben.

Anrufe weiterleiten

Einen Anrufer zu einer Person durchstellen. Tragen Sie jede Person oder jedes Team mit Nummer und einem Satz ein, wann durchgestellt werden soll, zum Beispiel: wenn der Anrufer sagt, es ist dringend, oder wenn er nach der Buchhaltung fragt. Der Anruf wird an das Telefon dieser Person übergeben, wie bei einer Telefonanlage, und die Telefonassistentin ist danach nicht mehr in der Leitung. Nehmen Sie also eine Nummer, die abgenommen wird.

Tragen Sie zuerst Ihr eigenes Handy ein und rufen Sie an. Sich selbst durchgestellt zu hören ist der schnellste Weg, Vertrauen zu fassen.

Ihr Team benachrichtigen

So erfahren Sie von Anrufen. Tragen Sie eine E-Mail-Adresse und eine Handynummer ein. Nach jedem Anruf, der eine Nachricht hinterlässt, bekommen Sie eine E-Mail mit Name, Nummer, Anliegen und bester Rückrufzeit des Anrufers sowie einer Zusammenfassung. Eine SMS geht auch ans Handy, damit Sie es auf der Baustelle sehen. SMS sind pro Tag begrenzt, damit eine stark genutzte Leitung keine Rechnung auflaufen lässt.

Kontakte nutzen

Anrufer erkennen, die in Ihren Kontakten stehen, und sie mit Namen begrüßen. Wählen Sie, welche Angaben sie nutzen darf und auf welche Angaben sie bei jeder Person achten und sie sich merken soll, zum Beispiel Verfügbarkeit oder bevorzugte Filiale. Siehe den Artikel Kontakte.

Anrufern SMS senden

Dem Anrufer während des Gesprächs eine SMS schicken: Ihre Adresse, einen Link, eine Terminbestätigung. Sie fragt den Anrufer vorher. Nur bei Telefonanrufen, nicht bei Testanrufen im Browser.

Termine buchen

Verbinden Sie Ihren Kalender unter Integrationen, und die Telefonassistentin bietet echte freie Zeiten an, bucht die, die der Anrufer wählt, und erfasst Name und E-Mail. Cal.com funktioniert heute, Google Kalender und Calendly folgen. Ohne Kalender nimmt sie den Terminwunsch trotzdem als Nachricht mit der Wunschzeit des Anrufers auf.

Anrufer zurückrufen

In den Tarifen Team und Scale hat jede Nachricht unter Gespräche einen Knopf: Emma zurückrufen lassen. Die Telefonassistentin ruft den Anrufer an, sagt, wer sie ist und von welchem Unternehmen sie anruft, fragt, ob es gerade passt, und hilft dann mit dem Anliegen, ob Termin, Frage oder Daten aufnehmen. Der Anruf wird unter Gespräche gespeichert wie jeder andere.

Erreicht sie die Mailbox, hinterlässt sie eine kurze Nachricht: wer angerufen hat, von welchem Unternehmen, und die Rückrufnummer. Auf einer Mailbox versucht sie nie, etwas zu buchen.

Wenn die Leitung abbricht

Der Empfang bricht ab, und Leute legen versehentlich auf. Endet ein Anruf mitten im Gespräch ohne Verabschiedung, ruft die Telefonassistentin die Person sofort zurück, sagt, dass die Verbindung wohl abgebrochen ist, und macht dort weiter, wo sie war, ohne dass die Person alles wiederholen muss. Das funktioniert in jedem Tarif. Nimmt die Person nicht ab, hinterlässt sie eine kurze Nachricht auf der Mailbox und versucht es nicht noch einmal.

Eigene Nummer bei Rückrufen anzeigen

Bei Team und Scale können Rückrufe Ihre bisherige Geschäftsnummer statt der SiVoice-Nummer anzeigen. Schalten Sie es unter Telefonnummern ein: Nummer eingeben, den Anruf annehmen, den Code eintippen. Die Anleitung Ihre Telefonnummer hat alle Schritte.

Anzahlungen nehmen

In den Tarifen Team und Scale schickt die Telefonassistentin dem Anrufer einen sicheren Stripe-Link per SMS und nimmt die Anzahlung im Gespräch, gezahlt auf Ihr eigenes Stripe-Konto. Siehe den Artikel Anzahlungen im Gespräch nehmen.

Webhooks

Für Unternehmen mit eigener Software. Anrufdaten vor, während oder nach einem Anruf an ein anderes System schicken. Wenn Sie nicht wissen, was ein Webhook ist, brauchen Sie das nicht.

Stimme und Technik

Der zweite Reiter. Sprechstil und Tempo, welches KI-Modell genutzt wird, Geduld mit Anrufern (wählen Sie geduldig für Anrufer, die oft Pausen machen) und Aussprache. Die Voreinstellungen passen fast immer. Fürs Hören gibt es nichts zu wählen: jede Telefonassistentin hört mit derselben Spracherkennung, abgestimmt auf den Akzent ihrer Stimme.